Gestion des archives physiques et numériques dans le cadre du déménagement de la MOM

Une demi-journée déménagement a été organisée le 3 octobre 2019 à l’initiative de la mission Archives et de l’axe stratégique 1 (Les données de la recherche, de l’acquisition à l’archivage) de la MOM. L’objectif était de dresser un panorama des outils mis à la disposition des chercheurs tant au niveau physique que numérique dans l’optique de faciliter le déménagement de la MOM en 2020 et de réduire son impact sur le travail des chercheurs.

La gestion du déménagement des archives physiques

La demi-journée a commencé par une présentation de Laure Bézard en charge de la mission Archives de la MOM relative aux archives physiques avec un rappel des définitions des termes archivistiques tels qu’archives et archives publiques ainsi que des concepts affiliés comme la libre communicabilité ou la réutilisation. Par la suite, un rappel sur les dernières informations relatives à la chronologie du déménagement a été illustré par la frise chronologique.

Fig. 1 : Calendrier prévisionnel de déroulement du déménagement de la MOM

Les outils mis à la disposition des chercheurs pour faciliter le déménagement ont été présentés. La traçabilité des archives est garantie par les tableaux de concordance qui précisent la localisation actuelle et celle d’arrivée des archives, leur cote, le fonds conservé, le métrage conservé et inaccessible pendant les travaux, le nombre de cartons nécessaires au conditionnement et les observations ainsi que les modèles d’étiquettes qui identifient le bureau de départ, le bureau d’arrivée, le numéro de cartons, le nombre d’articles, leur thème et le service ou laboratoire auxquels elles appartiennent.
Dans le cadre de rapatriement au domicile ou de numérisations extérieures, la responsabilité des chercheurs sur les archives est engagée via des fiches de consultation et des fiches de déplacement qui servent à indiquer la localisation des archives et la dernière personne à les avoir consultées. La démarche de tri est, quant à elle, facilitée par une fiche mémo qui rappelle les critères de tri : les doublons, facture et bons de commande de plus de 10 ans ainsi que les documents relatifs à la gestion du personnel 5 ans après le départ de l’agent doivent être éliminés à condition de faire signer un bordereau d’élimination par les archives départementales qui ont le contrôle scientifique et techniques sur les archives, quand les documents contiennent des données à caractère personnel. La mission archives est à la disposition des chercheurs dès qu’ils entament un processus de tri relatif à leurs archives.

La gestion de l’archivage numérique à la MOM

La seconde partie de la matinée était consacrée à une présentation du Pôle Système d’Information et Réseaux (PSIR) et de ses services, notamment ceux palliant une inaccessibilité de l’information pendant le déménagement. L’essentiel de la communication visait à présenter les personnels du service avec les différentes actions et compétences qu’ils peuvent déployer pour les personnels de la MOM (Hélène Jamet, Jérôme Muller, Miled Rousset, Wei Hangfu, Romain Boissat).

Deux exemples particuliers ont été mis en avant à cette occasion. Le premier exemple illustre un modèle type de parcours de la donnée regroupant l’ensemble des services internalisés ou externalisés de la MOM pour la gestion numérique d’un projet (la mission chypriote du laboratoire HISOMA dirigée par Sabine Fourrier sert ici d’exemple Fig. 2) :
• les données sont soit nativement numériques soit numérisées
• un disque dur réseau (NAS) sert à regrouper les données le temps de l’organisation de l’arborescence et de la mise en place des conventions de nommage de fichier
• les instruments de recherche des fonds archives physiques et numériques sont déposés sur le logiciel AtoM et sont librement accessibles
• les images Haute Définition (HD) sont stockées sur l’Huma-Num Box de la Très Grande Infrastructure de Recherche du CNRS pour finalement rejoindre le CINES qui est un opérateur d’archivage numérique avec agrément du SIAF
• les images Basse Définition (BD) sont déposées sur Nakala (outil de diffusion des données de la recherche d’Huma-Num) avec attribution d’un identifiant pérenne pour un futur moissonnage
• les images basse définition sont également déposées dans le service de Gestion Électronique de Documents (GED) Nuxeo de la MOM qui sert à alimenter le portail de diffusion
• l’ensemble des données brutes sont accessibles sur un portail de diffusion
• les données sont appariées avec les termes de certains référentiels (Geonames pour les lieux, PeriodO pour la chronologie et Pactols pour les sujets)
• les données sont modélisées à l’aide de l’ontologie du CIDOC-CRM pour renforcer leur interopérabilité avec d’autres jeux de données
• les données sont déposées sous format RDF dans le triple store de la MOM (Virtuoso : base de données pour triplets RDF) pour moissonnage par les institutions souhaitant avoir accès à ces jeux de données ouverts.

Fig. 2 : Cycle de gestion des données

Le second exemple présente le portail Geolyon qui met à disposition numériquement les cartes de la MOM ainsi que certaines cartes de ses partenaires (CRGA-Lyon 3, le Service Archéologique de la Ville de Lyon (SAVL) et l’INSA Lyon). L’accessibilité aux cartes par ce projet est nécessaire puisqu’une partie de la cartothèque sera inaccessible pendant la durée des travaux du plan campus en 2020 et que l’on ne peut se passer de ces ressources pendant plus d’un an. Ces cartes sont accessibles en version basse définition pour tout utilisateur, à la fois au sein du réseau de la MOM et en dehors. Les versions haute définition sont également téléchargeables mais uniquement pour les utilisateurs disposant d’un compte MOM. L’intégralité des métadonnées de ces cartes sont accessibles à tout utilisateur, avec ou sans compte, au format marcXML ou Dublin Core avec un export Koha. Les identifiants pérennes de ces données permettant de les retrouver à tout instant, y compris d’aller retrouver les ressources sur Nakala.

Fig. 3 : le portail Geolyon

Pour l’obtention d’un compte MOM pour Geolyon envoyer un mail à psir@mom.fr, la demande sera alors examinée par le responsable de la cartothèque Damien Laisney.